Cestovní náhrady: Jaké výdaje zaměstnavatelé proplácejí při služebních cestách?
Zaměstnavatelé i zaměstnanci by měli mít jasno v pravidlech cestovních náhrad, které upravují proplácení výdajů spojených se služebními cestami. Jaké náklady jsou uznávány, jaký je rozdíl mezi tuzemskými a zahraničními cestami, a co vše musí zaměstnavatelé vyúčtovat?
Služební cesta je pro mnoho zaměstnanců každodenní součástí práce. Aby byl tento proces co nejvíce transparentní, právní předpisy upravují, jaké výdaje musí zaměstnavatelé proplácet a jaký je postup při vyúčtování. Cestovní náhrady, které zahrnují stravné, jízdní náklady, ubytování nebo vedlejší výdaje, jsou klíčovým tématem pro obě strany – zaměstnavatele i zaměstnance.
Základní náhrady
Mezi nejběžnější složky cestovních náhrad patří stravné, náklady na dopravu a ubytování. Stravné se vyplácí podle délky pracovní cesty, přičemž pro cesty trvající více než 5 hodin je stanovena pevná sazba. Tato sazba se zvyšuje s délkou cesty. Dále mohou být proplaceny i vedlejší náklady, jako parkovné, jízdné hromadnou dopravou nebo taxi. Naopak výdaje nesouvisející s pracovním výkonem, například pokuty nebo nákup oblečení, nejsou uznávány jako součást cestovních náhrad.
„Zaměstnavatelé mají povinnost proplácet náklady spojené se služebními cestami, přičemž tyto náklady jsou považovány za daňově uznatelné výdaje. Na straně zaměstnanců jsou cestovní náhrady považovány za nedaňový příjem, avšak do určitého limitu jsou osvobozeny od daně z příjmů i odvodů na sociální a zdravotní pojištění,“ uvádí Jana Jáčová z UOL Účetnictví.
Záloha na cestovní náhrady
Pokud pracovní cesta vyžaduje předem vynaložené náklady, zaměstnavatel má povinnost poskytnout zaměstnanci zálohu. Ta může být vyplacena hotovostně, prostřednictvím firemní karty nebo převodem na účet. Po dokončení cesty je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování do 10 pracovních dnů. Pokud je záloha vyšší než skutečně vynaložené náklady, musí ji zaměstnanec vrátit.
Pracovní cesta do zahraničí
U zahraničních pracovních cest platí specifická pravidla. Výše stravného závisí na zemi, do které zaměstnanec cestuje, a délce cesty. Pokud cesta trvá více než 12 hodin, stravné se vyplácí v plné výši, jinak je kráceno. Pro pracovní cesty trvající méně než 12 hodin je stravné kráceno o třetinu, a pokud zaměstnanec během cesty obdrží bezplatné jídlo, stravné se dále snižuje.
„Pokud je zaměstnanci poskytnuto jedno bezplatné jídlo, stravné se krátí o 25 %, pokud dvě jídla, stravné klesá o 50 %, a pokud jsou poskytnuta tři jídla, stravné se úplně vynechává,“ vysvětluje Jana Jáčová.
Kapesné a mimořádné situace
Zaměstnavatel může zaměstnancům přidělit také kapesné, které činí až 40 % příslušného stravného. Tento výdaj však nemusí být prokazován a může být definován ve firemních směrnicích. Kapesné slouží zejména na pokrytí drobných výdajů během pracovní cesty.
V případě krizových situací, jako je například karanténa v zahraničí, nárok na cestovní náhrady nezaniká. I v takovém případě zaměstnavatel musí pokračovat v proplácení stravného a dalších náhrad. Zaměstnanec má povinnost neprodleně informovat zaměstnavatele o změnách, které ovlivňují pracovní cestu.
Kdo má nárok na cestovní náhrady?
Nárok na cestovní náhrady mají nejen zaměstnanci, kteří mají uzavřenou pracovní smlouvu, ale také osoby pracující na dohodu o pracovní činnosti (DPČ) či dohodu o provedení práce (DPP). Zahrnuty jsou i osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) nebo společníci firem, pokud mají se zaměstnavatelem dohodnuté podmínky vyplácení těchto náhrad.
Správné vyúčtování cestovních náhrad je klíčové pro obě strany. Zaměstnanci i zaměstnavatelé by měli mít jasno v pravidlech, jaké náklady jsou propláceny, a jakým způsobem se náhrady vyřizují. Cestovní náhrady nejsou jen nástrojem pro refundaci nákladů, ale mají i právní rámec, který chrání obě strany a zajišťuje spravedlivé vyúčtování.
